Kiinnostaako tapahtuman järjestäminen Tietoturva ry:n jäsenille?

Tietoturva ry:n keskeinen toiminta muodostuu jäsenille järjestettävistä tapahtumista. Tapahtumat voivat olla Tietoturva ry:n tai yhteistyökumppaneiden järjestämiä. 

Oheiseen listaan on koottu asioita, jotka kannattaa huomioida tilaisuutta järjestettäessä.

 

Tapahtuman järjestäjän muistilista:

  1. Sovi tilaisuuden päivämäärä ja kellonaika (aloitus / lopetus)
    • Suositus on, että tapahtuma alkaisi klo 14:00-17:00 välillä, mutta myös aamupalatilaisuudet toimivat
    • Perjantai ja arkipyhiä edeltävä päivät ovat kokemuksemme mukaan hankalia päiviä.
    • Hyvä käytäntö on, että tapahtuman päivämäärä on tiedossa vähintään 60 päivää ennen tilaisuutta. Samassa yhteydessä on hyvä julkaista tilaisuuden alustava agenda ja puhujat.
    • Tilaisuuden lopullinen agenda ja puhujat on hyvä olla kiinnitetty vähintään 30 päivää ennen tilaisuutta.
  2. Sovi paikka ja vastuu siitä, kuka vastaa tilavarauksesta
    • Lähtökohtaisesti yritys vastaa tilajärjestelyistä
  3. Sovi agenda ja tarkasta esitysten kieli
    • Alustava agenda tarvitaan mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, jotta se saadaan osaksi tiedotusta
    • Muista, että jäsenet eivät halua kuulla myyntiesityksiä. Parasta mainosta on ammatillisesti kehittävät esitykset.
    • Sponsori-puheenvuoro voi olla max 15 min.
  4. Sovi ilmoittautumisaika ja paikkamäärä
  5. Osallistujille on hyvä käytäntö lähettää muistutus tapahtumasta 1-2 päivää ennen tapahtumaa. 
  6. Lähtökohtaisesti yhdistys ei osallistu tapahtuman kuluihin.

Muista sovittavia asioita:

  • Saako esitetyn materiaalin julkaista sähköisessä muodossa tilaisuuden jälkeen yhdistyksen jäsenille?
  • Saako tilaisuudessa valokuvata esim. Twitteriä varten?
  • Saako tilaisuuden videoida ja/tai äänen tallentaa jäsenjulkaisu varten?
  • Selvitä parkkeerauksen liittyvät mahdollisuudet (Onko vieraspaikkoja tms)
  • Tarkasta, tarvitaanko ennakkoon tarkempaa tietoa osallistujista esim kulkuoikeuksia tms. varten.
    • Lähtökohtaisesti emme kerää osallistujien yritystaustatietoja.